Det här inlägget förklarar hur du inaktiverar eller aktiverar frånvarosvar i MS Outlook . Out of Office är en funktion som gör det möjligt för användare att skicka svar på Outlook-e-postmeddelanden automatiskt. Anställda använder ofta den här funktionen för att meddela människor om sin frånvaro när de är på semester, reser i jobbet eller på annat sätt tillfälligt inte är tillgängliga för att svara på meddelanden. Det hjälper till att hantera förväntningar bland kunder och kollegor, vilket förhindrar förvirring när e-postmeddelanden blir obesvarade.
Som standard är funktionen Frånvaro inaktiverad i Outlook. När du aktiverar funktionen låter Outlook dig skapa ett svar som kommer att användas för att svara på e-postmeddelanden som tas emot i din frånvaro. Detta svar består vanligtvis av ett anpassat meddelande som talar om för mottagaren att du är borta från kontoret.
Hur man inaktiverar eller aktiverar frånvarosvar i Outlook
I följande avsnitt kommer vi att titta på hur man gör inaktivera eller aktivera frånvarosvar i olika Outlook-versioner. Vi kommer också att visa dig hur du skapar en utanför kontoret regel ' om din Outlook-version inte stöder funktionen (funktionens tillgänglighet och funktionalitet kan variera beroende på vilken version av Outlook du använder och dina inställningar för e-postkonfiguration).
Observera att funktionen är exklusiv för Mail-klienten i Outlook. Om du är i Kalender, Personer eller någon annan modul i Outlook kommer du inte att kunna komma åt funktionen Frånvaro. Också, svar skickas endast en gång till varje avsändare för en given aktiveringsperiod.
1] Aktivera eller inaktivera frånvarosvar i Outlook för webben
Logga in på ditt Outlook.com-konto och klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet. inställningar fönstret visas. Klicka på Post alternativet i den vänstra panelen. Klicka sedan på Automatiska svar (andra alternativet från botten).
I avsnittet Automatiska svar ser du en Aktivera automatiska svar växlingsknapp. Klicka på reglaget för att aktivera eller inaktivera Frånvarosvar för ditt Outlook Mail-konto.
När du har aktiverat funktionen kan du ställ in automatiska svar i Microsoft Outlook .
2] Aktivera eller inaktivera frånvarosvar i Outlook-klienten
För att aktivera eller inaktivera frånvarosvar i Outlook-skrivbordsklienten, följ dessa steg:
Gå till din Outlook-postlåda och klicka på Fil menyn i det övre vänstra hörnet. I den högra panelen (under Kontoinformation), klicka på Automatiska svar (inte på kontoret) alternativ.
Notera: Du får inte se det här alternativet om du inte använd en @outlook.com e-postadress eller dig inte har ett Exchange-konto. I så fall kan du skapa en frånvaroregel för att skicka automatiska svar, som förklaras i det kommande avsnittet.
Konfigurationsfönstret för automatiska svar visas. Klicka på Skicka automatiska svar radioknapp till Gör det möjligt Frånvarosvar för din brevlåda.
Välj sedan en tidsram för att skicka svaret (valfritt) och komponera svaret. Använd Inuti min organisation fliken för e-postmeddelanden från dina kollegor eller din organisations Exchange-server. För svar på externa kontakter, använd Utanför min organisation flik. Klicka på OK för att spara ändringar.
Om du gjorde det inte välj en tidsram för frånvarosvaren, aktiveras funktionen omedelbart och stängs inte av förrän du manuellt inaktiverar funktionen.
Till inaktivera funktionen, välj Skicka inte automatiska svar alternativet och klicka på OK knapp.
3] Skapa en frånvaroregel – alla versioner
Om du inte kan se alternativet att skicka automatiska svar kan du ställa in ett automatiskt svar med hjälp av en e-postmall och några Outlook-regler. Här är hur:
Gå till din brevlåda och klicka på Ny E-post alternativet i det övre vänstra hörnet. Ett fönster för att skriva nytt e-postmeddelande visas. Utforma ett frånvarosvar genom att ange en lämplig ämnesrad och innehåll i brevet.
kan inte spara bilagan. kan inte skapa filen
Spara sedan din mall. Klicka på Arkiv > Spara som alternativ. Dialogrutan Spara som visas. Ange ett namn för mallen och välj Outlook-mall (*.oft) i Spara som typ: falla ner. Klicka på Spara knappen för att spara mallen.
Klicka sedan på Fil meny. Välj Regler och varningar under Kontoinformation.
Dialogrutan Regler och varningar visas. Klicka på Ny regel knappen under Regler för e-post flik.
Regelguiden öppnas för att hjälpa dig att ställa in regeln. Välj på den första skärmen i guiden Tillämpa regeln på meddelanden jag får under steg 1 för att börja från en tom regel. Klicka på Nästa knapp.
På den andra skärmen väljer du villkoren som ska kontrolleras under steg 1. Välj till exempel där mitt namn står i rutan Till för att tillämpa regeln på mottagna meddelanden som har ditt namn i fältet 'Till'. Klicka på Nästa för att gå till nästa steg.
På den tredje skärmen väljer du den eller de åtgärder som ska utföras. Välj här Svara med en specifik mall alternativ. På samma skärm klickar du på en specifik mall' länk under steg 2. Bläddra sedan och välj mallen för e-postsvar från frånvaro som du sparade tidigare. Klicka på Nästa knappen för att gå vidare.
På den fjärde skärmen kan du ange eventuella undantag från regeln. Du kan till exempel ange specifika mottagare eller e-postmeddelanden som du inte vill svara på. Klicka på Nästa knappen för att gå vidare.
På den femte skärmen i guiden, ge regeln ett namn och markera rutan bredvid Aktivera den här regeln alternativ. Aktivera regeln genom att klicka på Avsluta knapp.
Till inaktivera regeln, klicka på Arkiv > Regler och varningar . Välj regeln i dialogrutan Regler och varningar och klicka på Radera knappen på toppen.
Det är allt! Jag hoppas att du tycker att detta är användbart.
Läs också: Hur man återställer Outlook-vyn till standard på Windows PC .
Hur aktiverar och inaktiverar jag Svara alla i Outlook?
Svara alla är aktiverat som standard i Microsoft Outlook. Om du vill kan du inaktivera funktionen Svara alla i Outlook genom att skapa ett formulär. Byt till Utvecklare fliken och välj Designa ett formulär . Välj i fönstret Design Form Meddelande och klicka på Öppen . Välj sedan Åtgärder > Svara alla > Egenskaper . Avmarkera de Aktiverad rutan och klicka på OK . Klicka sedan på Egenskaper fliken och markera 'Skicka formulärdefinition med objekt.' Välj sedan Publicera > Publicera formulär som . Välj ett alternativ i Titta in rullgardinsmenyn och namnge formuläret. Klicka på Publicera för att spara ändringar i formuläret.
Varför fungerar inte min frånvaro?
Om frånvarofunktionen inte fungerar korrekt i Outlook för Microsoft 365, kan dina mallar för frånvaroregeln ha blivit skadade eller så kan du ha överskridit frånvarokvoten och kan inte skapa en ny regel. Problemet kan också orsakas när standarddomänens (eller en specifik) domäns fjärrdomänkonfiguration inte är inställd på att tillåta frånvaromeddelanden. I Exchange kan problemet uppstå på grund av en eftersläpning av postlådeassistenthändelser.
Läs nästa: Outlook MailTo-länk fungerar inte i Windows .
