Hur taggar man dokument i Sharepoint Office 365?

Letar du efter ett sätt att organisera dina dokument i SharePoint Office 365? Att tagga dokument är ett effektivt sätt att organisera dina dokument och göra det lättare för dig att hitta dem när du behöver dem. I den här artikeln kommer vi att diskutera de bästa metoderna för att tagga dokument i SharePoint Office 365 och hur du kommer igång. Läs vidare för att lära dig mer om detta enkla men kraftfulla organisationsverktyg.

• Öppna SharePoint-biblioteket som innehåller dokumenten.
• Välj det eller de dokument som du vill tagga.
• Klicka på ikonen 'Tagga dokument'.
• Skriv de taggar du vill lägga till i dokumentet.
• Klicka på knappen 'Spara' för att spara taggarna.

Hur man taggar dokument i SharePoint Office 365

Att tagga dokument i SharePoint Office 365 är ett effektivt sätt att effektivisera din dokumenthantering och säkerställa att dokument är lätta att hitta och komma åt. Med rätt taggningsstrategi på plats kan användare snabbt söka och hitta de dokument de behöver med minimal ansträngning. Den här artikeln ger en detaljerad översikt över hur du taggar dokument i SharePoint Office 365.

Vad är dokumentmärkning?

Dokumenttaggning är processen att tilldela nyckelord eller taggar till dokument för att kategorisera och organisera dem. Taggar används vanligtvis för att beskriva dokumentets innehåll, syfte och målgrupp, vilket möjliggör effektivare sökning och hämtning. Detta kan vara särskilt fördelaktigt för organisationer som har ett stort antal dokument och behöver ett enkelt sätt att hålla dem organiserade.

Fördelar med dokumenttaggning i SharePoint Office 365

Att tagga dokument i SharePoint Office 365 kan erbjuda ett antal fördelar, till exempel:

• Bättre organisation: Genom att tagga dokument kan användare snabbt och enkelt söka och hämta de dokument de behöver.
• Förbättrad produktivitet: Genom att göra dokument lättare att hitta kan det minska tiden för att söka efter dem.
• Förbättrad säkerhet: Med rätt taggningsstrategi på plats kan användare vara mer säkra på att känsliga dokument lagras säkert.

Hur man taggar dokument i SharePoint Office 365

Att tagga dokument i SharePoint Office 365 är en enkel process som kan genomföras i några få steg. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att komma igång:

• Steg 1: Logga in på ditt SharePoint-konto.
• Steg 2: Öppna dokumentbiblioteket där du vill tagga dokument.
• Steg 3: Välj dokumentet du vill tagga.
• Steg 4: Klicka på alternativet Tags & Notes på menyfliksområdet.
• Steg 5: Ange de taggar du vill tilldela dokumentet.
• Steg 6: Klicka på Spara för att spara taggarna.
• Steg 7: Upprepa stegen för varje dokument du vill tagga.

Bästa metoder för att tagga dokument i SharePoint Office 365

När du taggar dokument i SharePoint Office 365 är det viktigt att tänka på följande bästa praxis:

• Skapa ett konsekvent märkningssystem: Skapa ett standardiserat märkningssystem som är lätt att förstå och använda.
• Använd tydliga och beskrivande taggar: Använd taggar som tydligt och korrekt beskriver dokumentets innehåll, syfte och målgrupp.
• Håll taggar uppdaterade: Granska och uppdatera taggar regelbundet för att säkerställa att de förblir relevanta och korrekta.
• Säkerställ korrekt säkerhet: Se till att endast auktoriserade användare kan komma åt och redigera taggar.

Hur man använder taggar i SharePoint Office 365

När dokumenten har taggats kan användare dra nytta av sök- och filtreringsmöjligheterna i SharePoint Office 365. Användare kan till exempel använda alternativet Filtrera efter taggar för att snabbt hitta dokument med specifika taggar. Dessutom kan användare använda alternativet Sök med taggar för att hitta dokument som innehåller vissa nyckelord eller fraser.

Hur man hanterar taggar i SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 ger också användare möjlighet att hantera taggar och se till att de förblir organiserade och uppdaterade. För att hantera taggar kan användare använda alternativet Hantera taggar i menyfliksområdet. Detta tillåter användare att skapa, redigera och ta bort taggar efter behov.

Hur man visar taggar i SharePoint Office 365

För att visa taggar i SharePoint Office 365 kan användare använda alternativet Visa taggar i menyfliksområdet. Detta öppnar en lista över alla taggar som är associerade med ett dokument, vilket gör det enkelt att snabbt visa och redigera taggar efter behov.

anslut eldplatta till dator

Slutsats

Att tagga dokument i SharePoint Office 365 är ett effektivt sätt att effektivisera dokumenthanteringen och säkerställa att dokument är lätta att hitta och komma åt. Genom att ta sig tid att implementera en taggningsstrategi och följa bästa praxis för taggning kan användare dra fördel av sök- och filtreringsmöjligheterna i SharePoint Office 365 för att snabbt hitta dokument.

Relaterad FAQ

Vad är SharePoint-taggning?

SharePoint-taggning är processen att lägga till etiketter, eller taggar, till dokument för att klassificera och organisera dem. Dessa taggar tillåter användare att snabbt hitta dokument och annat innehåll som är relaterat till ett visst ämne eller projekt. Taggar kan läggas till i dokument manuellt av användare, eller så kan de läggas till automatiskt av SharePoint själv. Taggar kan också delas över flera SharePoint-webbplatser, vilket gör det lättare att söka och hitta dokument.

SharePoint-taggning hjälper också till att öka användarnas engagemang med innehåll. Genom att tillåta användare att snabbt hitta innehåll som är relaterat till deras intressen är det mer sannolikt att de engagerar sig och stannar kvar på webbplatsen längre. Detta kan leda till ökad användning av SharePoint och en övergripande förbättrad användarupplevelse.

Hur taggar jag dokument i SharePoint Office 365?

Det är enkelt att tagga dokument i SharePoint Office 365. I dokumentbiblioteket väljer du det dokument du vill tagga. Klicka sedan på ikonen för taggar och anteckningar i menyfliksområdet. Detta öppnar ett fönster där du kan ange de taggar du vill använda. Du kan lägga till flera taggar till varje dokument, och dessa taggar kommer att vara synliga för alla som har tillgång till dokumentet.

När en tagg har lagts till kan den användas för att snabbt hitta relaterade dokument i biblioteket. För att söka efter dokument med en viss tagg anger du bara taggnamnet i sökrutan. SharePoint visar sedan en lista över alla dokument med den taggen. Detta gör det lättare att hitta dokument som är relaterade till ett visst ämne eller projekt.

föräldrakontroll kromförlängning

Vilka är fördelarna med att tagga dokument i SharePoint Office 365?

Att tagga dokument i SharePoint Office 365 ger ett antal fördelar. För det första tillåter det användare att snabbt söka efter relaterade dokument och innehåll. Detta gör det lättare för användare att hitta den information de behöver utan att behöva lägga tid på att manuellt sålla igenom flera dokument.

För det andra hjälper taggning av dokument också till att förbättra användarens engagemang. Genom att tillåta användare att snabbt hitta relaterat innehåll är det mer sannolikt att de stannar på webbplatsen längre och blir mer engagerade i innehållet. Detta hjälper till att öka användarens användning av SharePoint och förbättrar den övergripande användarupplevelsen. Slutligen hjälper taggning av dokument också att organisera dokument och innehåll, vilket gör det lättare för användare att hitta det de behöver.

Hur hanterar jag taggar i SharePoint Office 365?

Det är enkelt att hantera taggar i SharePoint Office 365. För att hantera taggar, öppna biblioteket där du vill hantera taggarna. Klicka sedan på ikonen för taggar och anteckningar i menyfliksområdet. Detta öppnar ett fönster där du kan visa, lägga till och ta bort taggar. Du kan också byta namn på befintliga taggar och lägga till anteckningar till varje tagg.

Dessutom kan du se en lista över dokument som är associerade med varje tagg. Detta gör att du snabbt kan hitta dokument som är relaterade till ett visst ämne eller projekt. Du kan också lägga till taggar till dokument från det här fönstret, vilket gör det enklare att snabbt lägga till taggar till flera dokument samtidigt.

Kan jag dela taggar på flera SharePoint-webbplatser?

Ja, du kan dela taggar på flera SharePoint-webbplatser. För att göra detta, öppna biblioteket där du vill dela taggarna. Klicka sedan på ikonen för taggar och anteckningar i menyfliksområdet. Detta öppnar ett fönster där du kan visa, lägga till och ta bort taggar.

För att dela en tagg, klicka på dela-knappen bredvid taggen. Detta öppnar ett fönster där du kan välja de SharePoint-webbplatser som du vill dela taggen med. När du har valt webbplatserna klickar du på dela för att dela taggen med dessa webbplatser. Detta gör att användare snabbt kan hitta dokument som är relaterade till ett visst ämne eller projekt, oavsett vilken SharePoint-webbplats de är på.

Kan jag tagga dokument automatiskt i SharePoint Office 365?

Ja, du kan automatiskt tagga dokument i SharePoint Office 365. För att göra detta öppnar du biblioteket där du vill lägga till taggarna. Klicka sedan på ikonen för taggar och anteckningar i menyfliksområdet. Detta öppnar ett fönster där du kan visa, lägga till och ta bort taggar.

När du har skapat de taggar du vill använda kan du sedan ställa in ett automatiskt taggningsarbetsflöde. Detta arbetsflöde kommer automatiskt att lägga till taggar i dokument när de laddas upp eller ändras. Detta gör det enkelt att se till att dokument alltid är korrekt märkta och organiserade. Det automatiserade arbetsflödet kan ställas in för att köras enligt ett specifikt schema eller triggas av specifika händelser.

Att tagga dokument i SharePoint Office 365 är ett otroligt användbart sätt att hålla ordning och snabbt hitta dokument. Med bara några enkla steg kan du snabbt ställa in taggar och applicera dem på dokument på nolltid. Detta kan hjälpa till att göra dokumenthanteringen enklare, samt hjälpa till att säkerställa att alla på kontoret snabbt kan hitta de dokument de behöver. Med SharePoint Office 365 kan du göra dokumenthanteringen till en lek.