Att skapa en Excel-fil i SharePoint kan vara ett användbart sätt att se till att alla i ditt team har tillgång till samma dokument, oavsett var de befinner sig. Den här guiden visar dig hur du skapar en delad Excel-fil i SharePoint, samt fördelarna med att använda det här systemet. Med den här guiden kommer du att kunna dra fördel av fördelarna med att dela en Excel-fil i SharePoint och lära dig de enkla stegen för att få det att hända.
Skapa en delad Excel-fil i Sharepoint: För att skapa en delad Excel-fil i Sharepoint, följ dessa steg:
- Öppna Sharepoint i din webbläsare.
- Välj det bibliotek där du vill lagra filen.
- Klicka på knappen Ladda upp för att ladda upp Excel-filen.
- När filen har laddats upp klickar du på den för att öppna den.
- Gå till fliken Arkiv och välj Dela.
- Ange namnen på de personer du vill dela filen med.
- Välj vilken åtkomstnivå du vill ge dem.
- Klicka på Dela för att avsluta.
hur man ställer in Outlook som standard e-postklient mac
Hur man skapar en delad Excel-fil i SharePoint?
SharePoint är ett kraftfullt molnbaserat samarbetsverktyg som gör det möjligt för organisationer att lagra, komma åt och samarbeta kring dokument, kalkylblad och andra digitala tillgångar. Många företag använder SharePoint för att lagra sina data och dokument i molnet, och det är ett utmärkt verktyg för att dela Excel-kalkylblad med kollegor och externa partners.
Att skapa en delad Excel-fil i SharePoint är enkelt och okomplicerat, och det kräver bara några enkla steg. I den här artikeln kommer vi att förklara exakt hur man gör det.
Steg 1: Ladda upp Excel-filen till SharePoint
Det första steget för att skapa en delad Excel-fil i SharePoint är att ladda upp filen till SharePoint-webbplatsen. För att göra detta måste du logga in på ditt SharePoint-konto och navigera till dokumentbiblioteket där du vill lagra filen. När du är i dokumentbiblioteket klickar du på knappen Ladda upp och väljer Excel-filen från din dator.
När filen har laddats upp kan du ge den ett namn och lägga till ytterligare information som du vill lagra om filen. När du är klar klickar du på Spara så laddas filen upp till SharePoint-webbplatsen.
Steg 2: Ställ in säkerhet och behörigheter
När filen har laddats upp till SharePoint är nästa steg att ställa in säkerhet och behörigheter för filen. Detta kommer att avgöra vem som kan komma åt filen och vad de kan göra med den. För att ställa in säkerhet och behörigheter, klicka på knappen Inställningar i dokumentbiblioteket och välj Behörigheter.
Härifrån kan du ställa in behörigheterna för filen. Du kan till exempel göra filen offentlig så att alla med länken kan komma åt den, eller så kan du göra den privat och begränsa åtkomsten till specifika personer. Du kan också ställa in specifika behörighetsnivåer, som Läs eller Redigera, för olika användare eller grupper.
konfigurera Windows-brandväggen
Steg 3: Dela Excel-filen
När säkerheten och behörigheterna är inställda är nästa steg att dela Excel-filen. För att göra detta, klicka på knappen Dela i dokumentbiblioteket och ange e-postadresserna till de personer du vill dela filen med. Du kan också lägga till ett meddelande för att förklara varför du delar filen.
När du är klar klickar du på Skicka och filen kommer att delas med de personer du angav. De kommer att få ett e-postmeddelande med en länk till filen, och de kommer att kunna komma åt den med sitt SharePoint-konto.
Steg 4: Ställ in filaviseringar
När Excel-filen är delad är nästa steg att ställa in filaviseringar. Detta gör att du får ett meddelande när någon gör ändringar i filen. För att ställa in filaviseringar, klicka på knappen Inställningar i dokumentbiblioteket och välj Varningar.
Härifrån kan du välja vilka typer av aviseringar du vill ta emot. Du kan till exempel få ett meddelande när filen ändras, när någon kommenterar filen eller när någon skapar en ny version. När aviseringarna har ställts in kommer du att bli varnad när någon gör ändringar i filen.
Steg 5: Samarbeta i Excel-filen
Det sista steget är att samarbeta med Excel-filen. SharePoint gör det enkelt att samarbeta med filer i realtid, och du kan göra detta med Excel-filen du just skapat. För att börja samarbeta, klicka på knappen Samarbeta i dokumentbiblioteket och välj Redigera i webbläsaren.
Detta öppnar Excel-filen i webbläsaren och du och dina medarbetare kommer att kunna göra ändringar i filen i realtid. Du kan även chatta med varandra i chattfönstret, och alla ändringar sparas automatiskt.
Steg 6: Ladda ner Excel-filen
När du är klar med att samarbeta med Excel-filen kan du ladda ner den till din dator. För att göra detta, klicka på knappen Ladda ner i dokumentbiblioteket och välj Ladda ner som Excel. Detta kommer att ladda ner filen till din dator, och du kan sedan använda den som du vill.
Steg 7: Hantera versionskontroll
SharePoint gör det också enkelt att hantera versionskontroll för Excel-filen. För att göra detta, klicka på knappen Inställningar i dokumentbiblioteket och välj Versionshistorik. Detta öppnar en lista över alla versioner av filen, och du kan se ändringarna som har gjorts i filen över tid.
Du kan också återställa en tidigare version av filen om du behöver. För att göra detta, välj den version du vill återställa, klicka på Återställ och versionen kommer att återställas till sitt tidigare tillstånd.
Steg 8: Ta bort Excel-filen
När du är klar med att arbeta med Excel-filen kan du ta bort den från SharePoint. För att göra detta, klicka på knappen Inställningar i dokumentbiblioteket och välj Ta bort. Detta kommer att ta bort filen permanent från SharePoint-webbplatsen och den kommer inte längre att vara tillgänglig att visa eller ladda ner.
Steg 9: Hantera lagringsutrymme
När du är klar med att hantera Excel-filen kan du hantera ditt lagringsutrymme för att se till att du har tillräckligt med utrymme för alla dina filer. För att göra detta, klicka på knappen Lagring i dokumentbiblioteket och välj Hantera Lagring.
Härifrån kan du se hur mycket lagringsutrymme du har använt och hur mycket lagringsutrymme du har kvar. Du kan också ta bort filer som du inte längre behöver för att frigöra lagringsutrymme.
Steg 10: Övervaka filaktivitet
Slutligen kan du övervaka filaktivitet för att se till att dina filer nås och används på rätt sätt. För att göra detta, klicka på knappen Aktivitet i dokumentbiblioteket och välj Övervaka. Detta visar dig vem som har tillgång till filen och när, samt eventuella ändringar som har gjorts i filen.
pekplatta
Du kan också ställa in att varningar ska meddelas när någon kommer åt filen eller gör ändringar i den. Detta hjälper dig att hålla reda på vem som har åtkomst till filen och vad de gör med den.
Relaterad FAQ
Hur man skapar en Share Excel-fil i SharePoint?
Svar:
Att skapa en delad Excel-fil i SharePoint är ett utmärkt sätt att samarbeta med andra i ett projekt eller lagra viktig data. Det första steget är att skapa en SharePoint-webbplats. Du kan göra detta genom att logga in på Office 365-portalen och skapa en ny SharePoint-webbplats. När webbplatsen har skapats kan du lägga till Excel-filen på din webbplats genom att ladda upp den till dokumentbiblioteket. Du kan sedan dela den här filen med de andra användarna genom att ge dem redigeringsbehörighet. Detta gör att de kan visa, redigera och kommentera den delade filen. När filen har delats kommer alla ändringar som någon gör att återspeglas i filen.
Sammanfattningsvis är att skapa en delad Excel-fil i SharePoint en enkel och okomplicerad process. Med hjälp av den här guiden kan du enkelt skapa en delad Excel-fil för att dela och samarbeta med dina kollegor. Detta gör att du kan hålla reda på all viktig information på ett ställe, vilket gör samarbetet mer effektivt och produktivt. Med några klick och några minuter av din tid kan du snabbt skapa en delad Excel-fil i SharePoint.
