Outlook är en kraftfull e-postklient som erbjuder ett brett utbud av funktioner som hjälper dig att hantera dina e-postmeddelanden effektivt. En sådan funktion är möjligheten att konfigurera och skicka återkommande e-postmeddelanden i Outlook .
Från att skicka veckovisa framstegsrapporter till dina teammedlemmar och e-posta månatliga nyhetsbrev till dina prenumeranter till att ställa in påminnelser för dig själv eller månatliga faktureringspåminnelser för dina kunder, återkommande e-postmeddelanden är ett utmärkt sätt att spara tid och se till att viktiga meddelanden skickas ut regelbundet utan att manuellt skicka dem varje gång.
Hur man ställer in och skickar återkommande e-postmeddelanden i Outlook
Här är en steg-för-steg-guide nedan om sätt att ställa in och skicka återkommande e-postmeddelanden i Outlook för att spara tid och effektivisera kommunikationen:
- Via kalenderbokningen
- Använd Boomerang för Outlook
- Genom automatisk uppföljning
- Använda fördröjd leverans
- Genom Power Automate-funktionen.
1] Via kalenderbokningen
Alternativt kan du också ställa in återkommande e-postpåminnelser med hjälp av kalendern. För att skapa ett återkommande meddelande måste du först skapa en ny e-postmall, vilket gör det enklare att konfigurera och skicka automatiska återkommande e-postmeddelanden i Outlook.
- För detta, starta Outlook och klicka på Ny E-post .
- Klicka nu på Fil fliken och välj Spara som .
- Slå Spara knappen och stäng e-postmeddelandet, men se till att du inte skickar det.
Nu när du har skapat e-postmallen följer du stegen nedan för att ställa in ett möte för det återkommande e-postmeddelandet i kalendern.
Starta Outlook och klicka på Kalender ikonen till vänster.
När kalendern öppnas dubbelklickar du på datumet för att öppna Händelse fönster. Fyll här i ämnesfilerna och lägg till deltagarnas namn i fältet Bjud in deltagare om du vill. Du kan sedan fortsätta med att välja datum och tid eller välja Upprepning knappen, beroende på vad som gäller för dig.
Du kan sedan ställa in den på Hela dagen om du vill ha påminnelsen för hela dagen. Välj nu rullgardinsmenyn Upprepa inte och välj om du vill ha påminnelsen för Dagligen , Varje vecka , En gång i månaden , Årlig , eller Beställnings för att ställa in ett angivet datum.
Du kan sedan ställa in platsen eller lägga till en beskrivning bifoga dokument om det behövs och klicka på Spara för att spara ändringarna.
Bifoga nu e-postmallen du skapade i början. För detta, klicka på Föra in fliken > Bifoga objekt > Outlook-objekt > Gå till i det nya fönstret Titta in > Användarmallar i filsystemet .
Välj här din sparade mall > Föra in . Mallen kommer nu att bifogas till kalendermötet.
Ställ nu in en påminnelse i kalenderns mötesfönster som påminner dig när du ska skicka e-postmeddelandet.
Observera att denna påminnelse INTE skickar e-postmeddelandet automatiskt utan kommer istället att påminna dig om att göra det.
2] Använd Boomerang för Outlook
Om du vill schemalägga återkommande e-postmeddelanden i Outlook, använder Boomerang för Outlook är ett bra sätt att spara tid och få saker gjorda snabbt. Skapa därför ett nytt e-postmeddelande för att ställa in och skicka återkommande meddelanden via Boomerang.
När du har skrivit e-postmeddelandet klickar du på Skicka senare alternativ.
Välj i rullgardinsmenyn schemalägga återkommande meddelande .
Välj nu datum och sändningstid för det första e-postmeddelandet du vill skicka.
Gå sedan till Skickar varje , och från rullgardinsmenyn väljer du frekvensen för e-postmeddelandet, till exempel dagligen, veckovis, månadsvis eller årligen. Välj samtidigt dag/dagar då du vill att e-postmeddelandet ska skickas.
Välj nu ett specifikt datum när du vill att de återkommande e-postmeddelandena ska sluta. Men istället för ett specifikt datum kan du också få det att sluta efter att ett visst antal meddelanden har skickats, eller låta det fortsätta.
När du har gjort ditt val, granska sammanfattningen och tryck på Schema knapp.
Det återkommande meddelandet du skapar kommer att sparas i Boomerang-Återkommande undermapp och kommer att skickas automatiskt till mottagarna som du har ställt in. Detta kräver inte heller att du är inloggad i Outlook eller någon internetanslutning.
3] Genom automatisk uppföljning
Har du Automatisk uppföljning funktion på din Outlook-version? Om ja, det är en annan nyckel för att skapa återkommande e-postmeddelanden.
För detta, klicka på Automatisk uppföljning fliken bredvid Hjälp i verktygsfältet och välj Återkommande meddelanden .
Det kommer att öppna Återkommande meddelandehanterare fönster. Här, klicka på Lägg till knapp.
Skriv nu ditt återkommande e-postmeddelande och fyll i fälten Till och Ämne.
När du är klar väljer du frekvensen från sidopanelen, t.ex. dagligen , varje vecka , en gång i månaden , kvartals , årlig , eller beställnings- . Du kan också välja veckodag och/eller tid på dagen för e-postmeddelandet som ska skickas.
Vill du lägga till bilagor till det återkommande e-postmeddelandet? Klicka på Bifogade filkällor knappen för att skicka bilagorna tillsammans med e-postmeddelandet.
4] Använda fördröjd leverans
- Om du använder Outlook 365, klicka på Hem fliken och klicka på Nytt mail för att skapa ett nytt e-postmeddelande.
- Välj alternativ fliken i verktygsfältet och tryck på Dröjsmål Leverans knapp.
- Det kommer att öppna Egenskaper fönster. Här, markera rutan bredvid Leverera inte innan .
- Ställ nu in datum och tid bredvid för när du vill att e-postmeddelandena ska skickas.
- Du kan antingen markera rutan för Återkommande alternativ eller markera rutan som säger Går ut efter och ställ in datum och tid.
- tryck på Stänga knappen och klicka sedan Skicka .
Läsa: Hur man automatiskt vidarebefordrar e-post i Outlook
5] Genom appen Power Automate
Men om du vill ha en enknappslösning är användningen av Power Automate-appen det bästa sättet att konfigurera och skicka återkommande e-postmeddelanden i Outlook. Så här använder du appen:
Logga in på din Outlook-app, klicka på appstartaren i det övre vänstra hörnet, klicka på Alla appar för att expandera avsnittet och välj Power Automate .
Nästa, i Power Automate fönstret klickar du på Skapa knapp.
regedit-fel vid borttagning av nyckel
På nästa skärm väljer du Schemalagt molnflöde för att definiera när och hur ofta ett e-postmeddelande ska skickas.
Nu, i Bygg ett schema för molnflöde tilldela ett namn i fönstret Flödesnamn fält.
Nästa, under Kör detta flöde ställ in datum och tid och frekvensen i Upprepa varje fält. Klicka på rullgardinsmenyn för att välja från Månad , Vecka , Dag , Timme , Minut , och Andra . När du är klar trycker du på Skapa knapp.
När Upprepning är inställd, klicka på Nytt steg att öppna Välj en operation prompt.
Klicka nu på Office 365 Outlook ikon. Nästa, från listan över Handlingar , Välj Skicka ett e-postmeddelande (V2) .
När e-postfönstret öppnas fyller du i uppgifterna för att skapa det återkommande e-postmeddelandet. Klicka på Visa avancerade alternativ för att lägga till kopia, bc eller bilagor. Klicka på Spara för att slutföra konfigureringen av det återkommande e-postmeddelandet.
Notera: Se till att du återaktiverar inställningarna när du är klar med uppgiften och du nu vill sluta skicka det återkommande e-postmeddelandet.
Hur ställer jag in automatiska schemalagda e-postmeddelanden i Outlook?
För att ställa in automatiskt schemalagda e-postmeddelanden i Outlook, skapa ditt meddelande och klicka på Skicka senare alternativ. Välj sedan Schemalägg återkommande meddelande , ställ in datum och tid för sändning för det första e-postmeddelandet och välj upprepningsfrekvens ( dagligen , varje vecka , en gång i månaden , eller årlig ) från rullgardinsmenyn. Klicka på Spara att aktivera.
Hur automatiserar jag flera e-postmeddelanden i Outlook?
För att automatisera flera e-postmeddelanden i Outlook, använd funktionen Mail Merge som låter dig skicka personliga e-postmeddelanden till en stor lista med mottagare effektivt. För detta skapar du en mall i Word, länkar den till din kontaktlista och väljer Slutför & sammanfoga. Detta kommer att skicka ut dina e-postmeddelanden automatiskt.
