Hur man komprimerar och minskar brevlådestorleken i Microsoft Outlook

Om din brevlåda börjar bli full kan du behöva komprimera eller minska storleken. Här är några tips om hur du gör detta i Microsoft Outlook. Öppna först Outlook och gå till fliken Arkiv. Välj sedan Alternativ och klicka på Mail. Under rubriken Skicka/ta emot klickar du på knappen som säger Töm papperskorgen. Detta tar bort alla objekt som finns i papperskorgen och frigör utrymme. Gå sedan till fliken Mappar och klicka på Visa inställningar. Under dialogrutan Visa inställningar klickar du på knappen Tomma mappar. Detta kommer att radera alla tomma mappar i din brevlåda. Slutligen, gå till fliken Arkiv och klicka på Cleanup Tools. Under dialogrutan Cleanup Tools klickar du på knappen Mailbox Cleanup. Detta gör att du kan ta bort alla gamla eller oanvända objekt i din brevlåda. Genom att följa dessa steg bör du kunna minska storleken på din brevlåda och förhindra att den blir full.

gratis bitcoin mining programvara Windows 10

Microsoft Outlook , en klient för Outlook eller en Live-e-posttjänst, spara e-post och bilagor offline. När du tar emot och skickar e-post, fortsätter storleken på databasen att växa. Även om det säkerställer att du kan komma åt din e-post när du inte är ansluten till Internet, betyder det också att din brevlåda fortsätter att växa. I det här inlägget kommer vi att förklara hur du kan komprimera och minska storleken på brevlådan i Microsoft Outlook.

Förminska och minska storleken på brevlåde i Microsoft Outlook

Nackdelen med en större brevlåda är att den saktar ner. Att upptäcka och söka efter något tar längre tid. Dessutom begränsar e-postleverantörer som Office 365 den maximala brevlådestorleken. Det betyder att om du inte minskar storleken på brevlådan i Microsoft Outlook, kommer du inte att kunna skicka eller ta emot e-post.

Var lagras all Outlook-brevlådedata

Om du använder POP- eller IMAP-funktionen lagras alla filer, e-postmeddelanden, mappar, kontakter etc. i en Outlook-datafil (.pst). Om du använder ett Office 365-, Exchange- eller Outlook.com-konto är din postlådedata tillgänglig i en offline Outlook-datafil (.ost). Även om det kan hjälpa att ta bort e-postmeddelanden och bilagor om du sparar all information i en PST-fil, komprimeras den inte av sig själv.

Anteckningen: Vi har diskuterat ytterligare två sätt att ta bort filer från Outlook. Om du använder dem och sedan manuellt minskar storleken på brevlådefilen kommer det att hjälpa i framtiden.

windows 10 apc indexmatchning

Komprimera och krympa Outlook-datafil (.pst)

Fördelen med en PST-fil är att när e-postmeddelanden raderas komprimerar den automatiskt databasen i bakgrunden. Komprimeringsprocessen sker när du inte använder Outlook. Du kan också komprimera den genom att göra följande manuellt:

1. Öppna Outlook och ta bort oönskade objekt. När de raderas hamnar filerna i mappen Borttagna objekt. Högerklicka och rensa den.
2. Klicka på Arkiv > Kontoinställningar > Kontoinställningar .
3. Byta till Datumfiler flik. Välj den datafil du vill komprimera. Klicka sedan på inställningar .
4. Klicka på fliken Avancerat> Outlook-datafilinställningar.
5. Klicka på i dialogrutan Alternativ för Outlook-datafil Komprimera nu och klicka sedan Bra .

Beroende på storleken på PST-filen kan komprimeringen ta flera minuter.

Komprimera och krympa offline Outlook-datafil (.ost)

Många e-postkonton använder en offline Outlook-datafil för att lagra data. En OST- eller offline Outlook-datafil liknar en PST- eller Outlook-datafil med ett undantag. Du kan inte importera eller exportera till en offline Outlook-datafil (.ost).

1. Klick fil > Kontoinställningar, Kontoinställningar .
2. På Datumfiler , klicka på datafilen du vill komprimera och klicka sedan inställningar .
3. Klicka på ikonen Avancerad fliken> Alternativ för Outlook-datafil .
4. Klicka på i dialogrutan Alternativ för Outlook-datafil Komprimera nu och klicka sedan Bra .

Använd ett e-postrensningsverktyg

Outlook erbjuder ett inbyggt verktyg för e-postrensning, eller du kan använda det Verktyg för rengöring av bilagor i Outlook för att söka efter gamla och stora meddelanden som kan raderas eller flyttas till en PST-fil. Det kan också ta bort kopior av e-postmeddelanden som är i konflikt med e-postservern. Ibland tar vi bort filer från servern, men de är fortfarande tillgängliga på klienten och tar upp utrymme.

Kör verktyget Mailbox Cleanup

skype hur man stänger av en gruppchatt

1. Klicka på Arkiv > Verktyg > Rensa brevlåde.
2. Välj Visa brevlådestorlek, Hitta objekt som är äldre än, Hitta objekt som är större än, Visa raderade objektsstorlek, Töm mapp för borttagna objekt, Visa Clash-storlek eller Tomma konflikter för att köra önskad uppgift.

Använd verktyget Conversation Cleanup

Outlook för Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 och andra verktyg för konversationsrengöring . Konversationer eller e-postkorrespondens är en och samma. 'Talkverktyget' är smart. Det kommer att utvärdera innehållet i varje meddelande, och om en del av e-postmeddelandet är tillgängligt i något av förhandsgranskningsmeddelandena kommer det att raderas.

Du har ytterligare tre alternativ för att komprimera och minska postlådestorleken i Microsoft Outlook

• Rensa kontrollerar den valda konversationen.
• Folder Cleanup bläddrar i den valda mappen.
• Rensa mapp och undermappar kontrollerar också undermappar.

Det här är de bästa tipsen som hjälper dig att komprimera och minska storleken på postlåde i Microsoft Outlook. Var dock alltid försiktig så att du inte tar bort viktiga filer av misstag.

Läs mer : Hur optimera och snabba upp Microsoft Outlook .