10 bästa Microsoft Word-tips och tricks

1. Använd linjalen för att styra avståndet En av de mest användbara funktionerna i Microsoft Word är linjalen. Linjalen kan användas för att styra avståndet mellan textrader, såväl som marginaler. För att aktivera linjalen, gå till fliken Visa och välj Linjal. När linjalen är synlig kan du använda den för att justera avståndet mellan textraderna. För att göra detta, klicka och dra helt enkelt mellanrumsmarkörerna på linjalen. Du kan också använda linjalen för att justera marginaler. För att göra detta, klicka och dra marginalmarkörerna på linjalen. 2. Använd tabbstopp för att styra textindrag En annan användbar funktion i Microsoft Word är tabbstopp. Tabstops kan användas för att styra textindrag. För att ställa in ett tabbstopp, gå till fliken Layout och klicka på knappen Tab Stop. Klicka sedan på platsen på linjalen där du vill sätta tabbstoppet. När ett tabbstopp är inställt kan du använda det för att dra in text. För att göra detta, tryck helt enkelt på Tab-tangenten på ditt tangentbord. Texten dras sedan in till tabbstoppet. 3. Använd stilar för att formatera text Ett av de bästa sätten att formatera text i Microsoft Word är att använda stilar. Stilar kan användas för att snabbt formatera text. Om du vill använda en stil markerar du texten som du vill formatera. Gå sedan till fliken Hem och klicka på knappen Stilar. Välj den stil du vill använda. 4. Använd Spåra ändringar för att redigera dokument Spåra ändringar är en användbar funktion i Microsoft Word som låter dig spåra ändringar som görs i ett dokument. För att aktivera spårändringar, gå till fliken Granska och klicka på knappen Spåra ändringar. När spåra ändringar har aktiverats kommer alla ändringar som görs i dokumentet att spåras. För att se ändringarna, gå till fliken Granska och klicka på knappen Visa markering. Välj sedan den typ av markering som du vill visa. 5. Använd Kommentarer för att lägga till anteckningar Kommentarer kan användas för att lägga till anteckningar i ett dokument. För att lägga till en kommentar, välj texten som du vill kommentera. Gå sedan till fliken Granska och klicka på knappen Kommentar. 6. Använd SmartArt för att lägga till bilder SmartArt är en användbar funktion i Microsoft Word som låter dig lägga till bilder till ett dokument. För att infoga SmartArt, gå till fliken Infoga och klicka på SmartArt-knappen. Välj sedan den typ av SmartArt som du vill infoga. 7. Använd länkar för att lägga till hyperlänkar Länkar kan användas för att lägga till hyperlänkar till ett dokument. För att lägga till en länk, välj texten som du vill hyperlänka. Gå sedan till fliken Infoga och klicka på knappen Länk. 8. Använd bokmärken för att markera viktig text Bokmärken kan användas för att markera viktig text i ett dokument. För att lägga till ett bokmärke, välj den text som du vill lägga till ett bokmärke. Gå sedan till fliken Infoga och klicka på knappen Bokmärke. 9. Använd fotnoter och slutnoter för att lägga till anteckningar Fotnoter och slutnoter kan användas för att lägga till anteckningar till ett dokument. För att lägga till en fotnot eller slutnot, gå till fliken Infoga och klicka på knappen Fotnot eller Slutnot. 10. Använd navigeringsfönstret för att navigera i ett dokument Navigeringsrutan är en användbar funktion i Microsoft Word som låter dig navigera i ett dokument. För att öppna navigeringsfönstret, gå till fliken Visa och klicka på knappen Navigationsfönster. När navigeringsrutan är öppen kan du använda den för att navigera i dokumentet.

Microsoft Word en av våra favorittextredigerare. Med en så stor funktionsuppsättning kan Microsoft Office Word se komplicerat ut. Det finns många dolda knep och genvägar som gör textredigering enklare. Här är några tips som jag tror kommer att hjälpa dig när du använder Microsoft Word.

Microsoft Word tips och tricks

1. Vertikalt textval

Vi väljer vanligtvis ett tecken, ord, mening eller stycke. Alla dessa val är horisontella. Ibland kanske du vill välja vertikalt. Till exempel, om det finns siffror i början av din text, kan du bara välja siffrorna för att ta bort dem på en gång (se bild).

För att markera text horisontellt, tryck på ALT och klicka för att dra och göra ett val. Kom ihåg att släppa ALT-tangenten innan du släpper musen, annars öppnas utforskningsdialogrutan. Kolla in de olika användningsområdena för vertikalt urval och låt oss veta vad du har gjort med den här funktionen.

2. Standardradavstånd

Standardradavståndet i Microsoft Word är 1,15 jämfört med 1 i Microsoft Word 2003. Microsoft har ändrat radavståndet för att göra text mer läsbar. Om du vill att standardradavståndet ska vara 1, följ proceduren nedan:

På fliken Hem högerklickar du på knappen Normal snabbstil och väljer Redigera.
Välj Stycke i listan Format som visas.
I avsnittet Avstånd ändrar du radavståndet från 1,15 till 1.
Klicka på OK
Markera rutan 'Nya dokument baserade på denna mall'.
Klicka på OK

3. Ändra standardlagringsplatsen

Som standard öppnar MS Word mappen Dokument första gången du trycker på CTRL + S. Om du tror att detta irriterar dig kan du ändra standardfilplatsen till en annan plats där du vanligtvis lagrar dina dokument.

Klicka på filen
Klicka på Alternativ
Klicka på Avancerat till vänster i fönstret som visas.
På höger sida av fönstret, scrolla ner till knappen märkt Filplatser.
Välj Dokument och klicka på Redigera.
I dialogrutan Spara fil som visas anger eller väljer du en ny sökväg och klickar på OK för att stänga dialogrutan Spara fil.
Klicka på OK för att stänga fönstret.

Microsoft Word tips och tricks

4. Ändra standardteckensnittet.

Standardteckensnittet för nya dokument i MS Word är Calibri. Även om typsnittet är lätt att se på webben skapar det problem vid utskrift. Du kan använda Times New Roman eller Arial för att skriva ut jobb. Ett sätt är att ändra typsnittet manuellt varje gång efter att du har skrivit in dokumentet. Men då skulle det krävas omformatering av dokumentet. Ett annat sätt är att ändra standardteckensnittet.

stäng av mikrofonfönster 10

Högerklicka på knappen Normal snabbstil på fliken Hem.
Klicka på 'Redigera'.
I dialogrutan som visas klickar du på Format... för att öppna rullgardinsmenyn och välj Teckensnitt.
I dialogrutan Teckensnitt väljer du det teckensnitt du vill använda i varje dokument.
Gör andra ändringar du vill, som teckenstorlek, etc.
Klicka på OK
Klicka för att välja 'Nya dokument baserat på denna mall'
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Ändra.

5. Flytta textrader i en tabell

Ibland när du arbetar med en tabell kanske du vill flytta en eller flera rader uppåt eller nedåt i tabellen utan att ändra tabellens formatering. En metod är att kopiera och klistra in, men det finns en formateringsrisk.

En annan metod är att använda ALT + SHIFT + piltangenterna uppåt för att flytta hela raden uppåt. På samma sätt, för att flytta hela raden nedåt, använd ALT + SHIFT + DN piltangenterna. Observera att du måste välja en rad innan du kan flytta den med ALT + SHIFT + piltangenter. Denna metod säkerställer att formateringen inte bryts.

6. Snabb ändring av radavstånd

Ibland blir det nödvändigt att ändra radavståndet mellan olika stycken. Här är snabbtangenterna:

CTRL + 1 -> Ändra radavstånd med 1

CTRL + 2 -> Ändra radavstånd med 2

CTRL + 5 -> ändra radavstånd till 1,5

Observera att du bara behöver placera markören på stycket som ska formateras. Du behöver inte välja ett stycke.

7. Lägg snabbt till kanter till stycken

Om du vill lägga till ramar till vissa stycken kan du använda dialogrutan Kanter och skuggning. Men om du bara behöver lägga till en bottenram till en text/stycke kan du göra det genom att lägga till tre specialtecken och trycka på Enter.

Tryck på - (bindestreck) tre gånger och tryck på Enter för att rita en 3/4-punkts understrykningskant.

Tryck på _ (understrykning) tre gånger och tryck på Enter för att rita en 1,5-punkts understrykning.

Tryck på ~ (tilde) tre gånger och tryck på Enter för att rita en sicksack understrykningskant.

Tryck på * (asterisk) tre gånger och tryck på Enter för att rita en streckad understrykningsram.

Tryck på = (lika) tre gånger och tryck på Enter för att rita en dubbel understruken kant.

8. Hitta specialformatering

Du kan hitta text i speciellt formaterad form. Du kan till exempel hitta vald text eller text vars teckensnitt är Times New Roman. Du kan också söka efter fet eller kursiv text. När du använder alternativet 'Sök' finns det många fler alternativ.

Tryck på CTRL + F för att öppna sökfältet. I Word visas det på vänster sida av fönstret.
Klicka på den nedåtriktade triangeln bredvid förstoringsglaset och klicka på Avancerad sökning...
Klicka på Mer i dialogrutan Sök som visas.
Du kan se många alternativ i avsnittet 'Format'.
När du väljer något visas det under textrutan 'Sök'. När du klickar på 'Sök nästa' utan att ange något i textrutan 'Sök' görs en sökning i det format du väljer. Du kan till exempel välja 'Teckensnitt' och i dialogrutan 'Teckensnitt' välja teckensnittet och dess egenskaper (fet, kursiv, etc.).

9. Kombinera formatering när du klistrar in mellan dokument

När du kopierar något från ett annat dokument och klistrar in det i det aktuella dokumentet, vill du att den kopierade texten ska matcha formateringen av det aktuella dokumentet. Även om du kan formatera manuellt varje gång du kopierar text från andra dokument till det aktuella dokumentet, kan du också ställa in standardinklistring för sammanfogningsformatering så att text som kopierats från andra källor övertar det aktuella dokumentets formatering.

För att ställa in standardformateringen, klicka på den nedåtriktade triangeln under fliken Infoga på huvudsidan.
Klicka på Ange standardklistra in.
I fönstret som visas väljer du sammanfogningsdestinationerna i 1] när du klistrar in i samma dokument och 2] när du klistrar in mellan dokument.
Klicka på OK för att stänga fönstret

10. Kopiera endast formatering

Ibland kan du behöva tillämpa befintlig formatering från en del av ett dokument till en annan del. För detta har du Format Painter. Att använda Format Painter kan vara irriterande när man arbetar med långa dokument. Här är ett annat sätt som är lättare att använda.

Tryck på CTRL + SHIFT + C istället för CTRL + C. Detta kopierar bara formateringen och lämnar texten.

Navigera till destinationen där du vill använda formateringen. Markera texten som du vill använda formateringen på. Tryck på CTRL + SHIFT + V för att klistra in formateringen i markeringen.